Polityka prywatności Ekspresowe Przesyłki Krajowe

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Ekspresowe Przesyłki Krajowe (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Ekspresowe Przesyłki Krajowe z siedzibą na terenie Polski. Dane kontaktowe administratora są podawane klientom w ramach umowy, dokumentów przewozowych, korespondencji lub na stronie internetowej Spółki.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od relacji z nami przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, nr dowodu tożsamości (jeśli jest to konieczne);
   • dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail;
   • dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: numery przesyłek, informacje o nadawcy i odbiorcy, dane dotyczące zawartości przesyłki w niezbędnym zakresie, historia zleceń;
   • dane rozliczeniowe i finansowe: numer rachunku bankowego, dane do fakturowania, informacje o płatnościach, należnościach i zobowiązaniach;
   • dane dotyczące komunikacji: treść korespondencji (e-mail, formularze kontaktowe, komunikatory), nagrania rozmów telefonicznych, jeśli o tym informujemy;
   • dane z systemów teleinformatycznych: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane z plików cookies i podobnych technologii (w przypadku korzystania ze strony internetowej), dane związane z lokalizacją przesyłek.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych i logistycznych;
• obsługa konta klienta, jeśli jest prowadzone;
• kontakt operacyjny w sprawach dotyczących realizacji umowy (np. status przesyłki, uzgodnienie terminu odbioru/dostawy);
• rozpatrywanie reklamacji, zgłoszeń dotyczących uszkodzeń i opóźnień.

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej;
• przechowywanie dokumentacji przewozowej i finansowej przez okres wymagany przepisami prawa;
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów o transporcie, bezpieczeństwie oraz innych przepisów sektorowych.

4.3. Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie i obrona przed roszczeniami;
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, przesyłek oraz personelu;
• prowadzenie analiz, statystyk oraz raportowania wewnętrznego w celu rozwoju usług i optymalizacji procesów;
• bezpośredni marketing naszych usług, w tym wysyłanie informacji o ofertach i promocjach, o ile odbywa się to w granicach przepisów prawa;
• monitoring jakości obsługi klienta (np. analiza korespondencji, ankiety satysfakcji).

4.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• wysyłanie informacji handlowych i marketingowych kanałami, które wymagają zgody (np. newsletter e-mail, SMS) – wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody;
• inne cele, o których osoba jest informowana w momencie wyrażania zgody.

Zgoda może być w każdej chwili wycofana, jednak nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Źródła danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od klientów, kontrahentów i osób przekazujących nam dane w związku z realizacją usług. Możemy również otrzymać dane:

   • od nadawców lub odbiorców przesyłek (np. gdy klient podaje dane odbiorcy);
   • od firm współpracujących (np. podwykonawców, brokerów usług kurierskich), jeśli wynika to z realizacji zlecenia;
   • z publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG) w zakresie dotyczącym przedsiębiorców.

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w niezbędnym zakresie:

   • podwykonawcy i partnerzy logistyczni zaangażowani w realizację usług transportowych (np. firmy kurierskie, magazyny, przewoźnicy);
   • dostawcy usług IT i systemów informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej, usług chmurowych;
   • podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, windykacyjne, doradcze;
   • instytucje finansowe i banki w związku z realizacją płatności;
   • organy publiczne i służby uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy skarbowe) – wyłącznie w zakresie wymaganym przez prawo.

W każdym przypadku wymagamy od podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w konkretnym przypadku konieczne będzie przekazanie danych poza EOG (np. w związku z wykorzystaniem konkretnych rozwiązań IT lub współpracą z partnerem), dane będą chronione poprzez zastosowanie mechanizmów przewidzianych przez RODO, takich jak:

   • decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
   • standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
   • inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w art. 46 RODO.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń:

   • dane związane z realizacją umów – przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy;
   • dane księgowe i podatkowe – przez okres wskazany w przepisach podatkowych i rachunkowych (co do zasady 5 lat od końca roku obrachunkowego);
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona;
   • dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

   • prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy i jakie dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii);
   • prawo sprostowania danych (poprawienia nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia niekompletnych);
   • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO;
   • prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli spełnione są przesłanki z art. 18 RODO;
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
   • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – w tym wobec profilowania na tej podstawie;
   • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego – w każdym czasie;
   • prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
   • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw można się z nami skontaktować za pomocą danych kontaktowych udostępnionych przez Spółkę (np. w umowie, na stronie internetowej lub dokumentach przewozowych).

10. Pliki cookies i technologie podobne Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej, możemy używać plików cookies oraz podobnych technologii gromadzących dane o aktywności użytkownika w celach:
    • zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies niezbędne);
    • analitycznych i statystycznych (np. analiza ruchu na stronie);
    • funkcjonalnych (zapamiętywanie wybranych ustawień);
    • marketingowych – wyłącznie w zakresie dozwolonym prawem i zgodnie z udzielonymi zgodami.

Ustawienia plików cookies możesz zmienić w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony.

11. Zabezpieczenie danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, w szczególności:

    • kontrolę dostępu do systemów i pomieszczeń;
    • szyfrowanie transmisji danych (jeśli jest stosowane);
    • systemy kopii zapasowych i procedury przywracania danych;
    • okresowe przeglądy i aktualizację środków bezpieczeństwa.

12. Przetwarzanie danych dzieci Nasze usługi nie są skierowane do dzieci. Co do zasady nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci. Jeżeli stwierdzimy, że posiadamy dane dziecka, podejmiemy odpowiednie kroki w celu ich usunięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich przetwarzania.

13. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług. Zmiany będą publikowane w zaktualizowanej wersji polityki. Dalsze korzystanie z naszych usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.

14. Kontakt w sprawach ochrony danych W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można się z nami skontaktować za pomocą danych kontaktowych przekazanych przez Ekspresowe Przesyłki Krajowe (np. na stronie internetowej, w korespondencji lub umowie).